El ciclo contable se reinicia una docena de veces al año para la mayoría de las empresas. Cuando se cierra un mes fiscal y comienza el siguiente, las empresas deben realizar asientos de diario de ajuste para garantizar un corte limpio para el período. Realizar asientos de ajuste en el diario es especialmente importante para las empresas que utilizan la base contable de acumulación (o devengo), donde los ingresos y gastos se registran a medida que se ganan y se incurren, independientemente de cuándo el dinero cambia de manos, porque mejora la precisión del os saldos de cuentas utilizados en los estados financieros y análisis de gestión.

No obstante, el proceso puede llevar mucho tiempo y ser propenso a errores, especialmente en entornos contables que no están automatizados. Este artículo explora los tipos más comunes de asientos de ajuste, por qué son importantes y cómo gestionar mejor el procesos para crear datos contables oportunos, preciso y útiles.

¿QUÉ SON LOS AJUSTES DE ASIENTO?

Los asientos de ajuste son asientos de diario del libro mayor general (GL) que ocurren al final de un período contable para registrar cualquier transacción no reconocida para ese período. La mayoría de los asientos de diario se registran a través de un sistema subsidiario, como la facturación de clientes y las cuentas por pagar: la mayor parte de los débitos y créditos que pueblan el libro mayor de una empresa a diario. Durante el cierre contable al final de cada período fiscal, los contadores ejecutan un balance de comprobación no ajustado que resume el saldo de cada cuenta del libro mayor. Luego, los saldos se analizan y ajustan para garantizar que incluyan cualquier transacción que no se haya capturado durante el período. Estos asientos de ajuste se registran, lo que da como resultado un balance de comprobación ajustado que enumera los saldos finales en cada cuenta del libro mayor. 

Hay 3 tipos principales de asientos de ajuste: devengos, aplazamientos y estimaciones. Los contadores utilizan acumulaciones y aplazamientos para cambiar el momento de las partidas en los libros para cumplir con los principios contables de reconocimiento de ingresos, que reconoce los ingresos en el período en el que se ganaron en lugar del período en el que se recibe el efectivo, y de igualación, que iguala gastos a los ingresos relacionados en el mismo período contable. Las acumulaciones arrastran las transacciones en efectivo futuras al período actual y los aplazamientos las empujan al futuro. Mientras tanto, las estimaciones son asientos de ajuste que generalmente involucran partidas no monetarias, como depreciación y amortización, y garantizan que el valor de los activos y pasivos sea exacto y que los ingresos y los gastos coincidan en el período correcto. Independientemente del tipo, los asientos de ajuste suelen afectar el balance general y el estado de resultados de una empresa, por lo que es importante hacerlo bien. 

CONCLUSIONES CLAVE

• Los asientos de ajuste ayudan a las empresas que utilizan la contabilidad de acumulación (o devengado) a mejorar la precisión de los saldos de cuentas utilizados en los estados financieros y los análisis de gestión. 
• Los asientos de ajuste surgen de la periodicidad, el supuesto contable que se ocupa de dividir los resultados comerciales en curso en distintas porciones de tiempo, como meses, trimestres o años.
•  Los tres tipos principales de asientos de ajuste son devengos, aplazamientos y estimaciones.
• La contabilidad de entrada ajustada es una parte importante pero potencialmente engorrosa del ciclo contable normal que se puede gestionar mejor con el software de contabilidad adecuado.

AJUSTES CONTABLES EXPLICADOS

Los asientos de ajuste pueden considerarse herramientas de control de calidad que ayudan a mantener los datos contables de una empresa de conformidad con los Principios de contabilidad generalmente aceptados (GAAP) y las Normas internacionales de información financiera (NIIF). Ayudan a garantizar que los ingresos se reflejen adecuadamente en el período en el que se obtuvieron, no solo en la facturación o en el cobro, y que los gastos se informen en el período en el que se incurrieron, independientemente de cuándo se realice el pago.

Los asientos de ajuste a menudo requieren cierto juicio por parte de los contadores, basado en su conocimiento del negocio. Por ejemplo, a veces se realizan ajustes contables para corregir un error o conciliar una partida encontrada durante el cierre contable, como un cargo bancario descubierto como parte de la conciliación de la cuenta de efectivo. Sin embargo, la mayoría de los asientos de ajuste se repiten periódicamente. 

TIPOS DE AJUSTES CONTABLES

Los ajustes contables son una parte normal del ciclo contable. Están destinados a ajustar con precisión los datos contables para que sean más completos, actualizados y precisos. Existen varios tipos de ajustes y variaciones contables dentro de cada tipo.

ACUMULACIONES
Las acumulaciones son transacciones que se han producido, pero el efectivo aún no se ha intercambiado y las transacciones aún no se han registrado en el libro mayor de una empresa. Los contadores utilizan asientos de ajuste para conciliar esta discrepancia en el tiempo. Por ejemplo, las acumulaciones normalmente se revientan automáticamente el mes siguiente, cuando las transacciones se completan a través de los canales de procesamiento típicos, como la facturación al cliente y el pago de las facturas de una empresa. Los ajustes de acumulación vienen en dos variedades: acumulación de ingresos y acumulación de gastos. 

Una acumulación de ingresos es una venta que se obtuvo, pero que aún no se ha facturado al cliente. Por ejemplo, si un electricista completó una reparación en la casa de un cliente el 28 de marzo y no le facturó al cliente al final del período el 31 de marzo, se registrará una acumulación de ingresos para incluir los ingresos en marzo fiscal. El asiento de ajuste realizado durante el cierre contable de marzo aumenta los ingresos y las cuentas por cobrar para ese período contable.

Una acumulación de gastos contabiliza los productos entregados o los servicios prestados por los cuales la empresa aún no ha recibido una factura. Por ejemplo, si una empresa alquila espacio de oficina durante marzo pero no recibe la factura del propietario hasta abril, se registraría una acumulación de gastos para reflejar adecuadamente los gastos de alquiler en el mes de marzo. El asiento de ajuste durante el cierre contable de marzo aumenta los gastos de alquiler y las cuentas por pagar. 

APLAZAMIENTOS
Los aplazamientos retrasan el reconocimiento de transacciones que ocurren en el período actual a un período contable futuro. Cuando se trata de aplazamientos, se involucran dos asientos de diario: un asiento inicial que registra la transacción y un asiento de ajuste en una fecha posterior. Al igual que las acumulaciones, los aplazamientos se presentan en dos variedades: aplazamiento de ingresos y aplazamientos de gastos. Un aplazamiento de ingresos es necesario cuando una empresa factura o recibe un pago de un cliente antes de entregar los bienes o servicios. No es raro que la facturación a los clientes tenga un cronograma más acelerado que el trabajo, especialmente para proyectos que se desarrollan a lo largo del tiempo o involucran anticipos o depósitos. La entrada inicial registra el pago. El asiento de ajuste se produce en el futuro para reconocer los ingresos cuando se obtienen.

Un aplazamiento de gastos es un asiento de ajuste que es necesario cuando una empresa realiza un pago antes de que realmente se incurra en el gasto. Dado que un gasto diferido representa servicios o productos que han sido pagados por adelantado y tienen un beneficio económico futuro, se clasifica como un activo. El activo se reduce y se convierte en un gasto a medida que se incurre, lo que requiere una entrada de ajuste. Un ejemplo popular de aplazamiento de gastos es cuando una empresa paga por adelantado la prima completa de su póliza de seguro anual. 

ESTIMADOS
Las estimaciones son asientos de ajuste que generalmente involucran transacciones que no son en efectivo. Reflejan con precisión el valor de los activos y pasivos en el balance de una empresa y reconocen los gastos probables en el estado de resultados de acuerdo con los principios contables de casamiento y conservadurismo, el último de los cuales requiere que las cuentas de la empresa se preparen con cautela y u alto grado de verificación. Los contadores hacen estimaciones racionales utilizando su criterio y métodos que cumplen con los PCGA. Un ejemplo de asientos de ajuste para estimaciones es la reserva de inventario. Con el tiempo, el contador de una empresa puede observar que un cierto porcentaje del inventario disponible constantemente deja de venderse debido a daños, pérdidas u obsolescencia. Como resultado, una entrada de ajuste para establecer (o cambiar) una reserva de inventario mejora la precisión del valor del inventario en el balance y registra un gasto en el estado de resultados en el período correcto. El asiento de ajuste reduce el valor del inventario y aumenta el costo de los bienes vendidos de la empresa.

DEPRECIACIÓN Y AMORTIZACIÓN
La depreciación y la amortización son ejemplos específicos de asientos de ajuste que se incluyen en la categoría más amplia de estimaciones. Los contadores los utilizan para asignar el costo de los activos de larga duración durante el período de tiempo que se espera que estén en servicio. En términos generales, la depreciación se aplica a los activos fijos, como edificios, vehículos y equipos de fabricación, mientras que la amortización se aplica a los activos intangibles, como patentes y licencias. La amortización sistemática y periódica de estos activos se realiza mediante asientos de ajuste durante el cierre contable. El monto de cada entrada se calcula utilizando un método aprobado por los PCGA, como la depreciación lineal. Considere una empresa con 1,2 millones de dólares en equipos que se espera que no tengan valor después de una vida útil de 10 años. La empresa utiliza el método de depreciación lineal para calcular una entrada de ajuste que aumenta el gasto de depreciación en el estado de resultados de cada mes y reduce el valor en libros del equipo en el balance general. 

¿CÓMO HACER ASIENTOS DE AJUSTE?

Los asientos de diario de ajuste siguen las reglas estándar de la contabilidad de partida doble en el sentido que cambian el saldo de al menos dos cuentas del libro mayor utilizando cantidades iguales de débitos y créditos. Para las empresas con sistemas de contabilidad manuales, los contadores registran los asientos de ajuste utilizando hojas de cálculo. Esto puede resultar engorroso debido a la gran cantidad de ajustes potenciales, esto hace que muchos contables mantengan “listas de verificación de cierre” fuera de línea para tratar de mantenerse organizados. Además, los procesos manuales hacen que sea cada vez más difícil para los contadores realizar un seguimiento de cuando es necesario realizar ajustes en períodos futuros. 

Por el contrario, las empresas que utilizan software de asientos de diario automatizados pueden configurar asientos de ajuste para que se revienten automáticamente en el período futuro. Esto ayuda a las empresas a evitar la doble contabilización accidental de ajustes de acumulación, ya que las transacciones acumuladas eventualmente se procesan durante el proceso de facturación o cuentas por pagar. Las aplicaciones de software también pueden automatizar el ajuste de asientos, como los gastos de depreciación, para que se repitan en cada período contable y asegurarse que no se pasen por alto. 

¿CUÁNDO HACER AJUSTES CONTABLES?

Los ajustes contables son una parte importante del ciclo contable. La mayoría de los ajustes contables surgen de la periodicidad (el supuesto contable que se ocupa de dividir los resultados del negocio en distintas porciones de tiempo y deben realizarse antes de cerrar los libros y restablecer las cuentas para el siguiente ciclo contable. Los contadores realizan la mayoría de los asientos de ajuste después de crear el balance de comprobación no ajustado y antes de ejecutar el balance de comprobación no ajustado y antes de ejecutar el balance de comprobación ajustado. A veces, los asientos de diario de ajuste surgen de elementos descubiertos durante las conciliaciones de cuentas, como cuando se compara la actividad de la cuenta de efectivo del libro mayor con los extractos bancarios. Los saldos de las cuentas del balance de comprobación ajustado fluyen hacia los estados financieros de una empresa. Por  lo tanto, los asientos de ajuste deben realizarse como mínimo cada vez que se crean estados financieros, generalmente mensual, trimestral o anualmente. 

EJEMPLO DE AJUSTE DE ASIENTO DE DIARIO

Mas allá de los ejemplos discutidos anteriormente, otro asiento de diario de ajuste común aborda las cuentas por cobrar de los clientes que se estima no serán cobradas. Cuando una empresa vende a clientes a crédito, envía facturas y espera el pago de acuerdo con los términos de la factura. Es típico que un porcentaje de las facturas de una empresa nunca se cobre y posteriormente se cancele como gasto por deudas incobrables. Para garantizar que una empresa presente el saldo de sus cuentas por cobrar con mayor precisión, los GAAP requieren que se registre una estimación del monto incobrable esperado en el mismo período que los ingresos relacionados. Una reserva general se estima con base en el historial pasado y se registra como un asiento de ajuste. Esta reserva se denomina provisión para cuentas de cobro dudoso y reduce el valor de las cuentas por cobrar en el balance y aumenta el gasto por deudas incobrables en el estado de resultados. 

¿POR QUÉ ES IMPORTANTE AJUSTAR LOS ASIENTOS DEL DIARIO?

Ajustar los asientos del diario ayuda a que los saldos de las cuentas de una empresa sean más precisos y útiles, lo cual es especialmente importante cuando se trata de presentar declaraciones de impuestos. Proporcionan una manera de contabilizar partidas que se incluyeron en el curso normal del procesamiento de transacciones y partidas que cruzan múltiples períodos fiscales de acuerdo con los principios de la contabilidad devengado. Los ajustes de acumulación corrigen errores de ingresos y gastos no registrados. Los ajustes por diferimiento resuelven el corte adecuado de ingresos, gastos, depreciación y amortización diferidos. Los asientos de ajuste para las estimaciones añaden precisión a los saldos de las cuentas. 

Es importante que las empresas ajusten todas las partidas para que sus balances se valoren correctamente y la actividad del estado de resultados se refleje con precisión y en el período contable correcto. 

AUTOMATICE LAS ENTRADAS DE AJUSTE CON NETSUITE

Para la mayoría de las empresas, muchos elementos del libro mayor requieren asientos de ajuste. Algunos asientos de ajuste son sencillos y se basan en cálculos estándar, como una reserva para obsolencia de inventario o una provisión para cuentas de cobro dudoso. Además, los asientos de ajuste suelen ser recurrentes. El software de contabilidad en la nube NetSuite automatiza los asientos de ajuste, lo que reduce la probabilidad de que se pase por alto algo durante el cierre del ciclo contable. El software permite a las empresas establecer y programar ajustes, como entradas de depreciación mensuales y acumulaciones de gastos de intereses sobre préstamos, lo que permite al personal de contabilidad concentrarse en tareas de mayor valor. Para ajustes más complejos, la comparación de transacciones basada en reglas y la publicación automática de asientos de diario ayudan a reducir la cantidad de intervención manual necesaria. Cuando se combina con flujos de trabajo automatizados de aprobación de asientos de diario, el software de contabilidad en la nube NetSuite es una herramienta poderosa para manejar asientos de ajuste para que una empresa pueda cerrar sus libros con mayor rapidez y precisión.

Las empresas mantienen operaciones continuas y fluidas, pero la periodicidad y otros supuestos y principios contables imponen períodos fiscales estrictos a los estados financieros. Los asientos de ajuste, como acumulaciones, aplazamientos y estimaciones, ayudan a las empresas a garantizar que sus datos contables reflejen con precisión los valores y la actividad de un período contable determinado. El software de contabilidad automatiza los asientos de ajuste y puede ayudar a las empresas a optimizar sus procesos del ciclo contable, liberando al personal financiero para dedicarse a tareas de mayor valor que pueden beneficiar el negocio. 

Por Kristina Russo | CPA, MBA, Author