La transición a un nuevo sistema ERP es una tarea importante para cualquier organización. Los estudios de casos de una amplia gama de empresas muestran que, como ocurre con cualquier proyecto importante, elegir la estrategia de implementación adecuada aumentará en gran medida las posibilidades de éxito.

Un sistema ERP es un conjunto integrado de software que llega a muchos rincones de su organización, desde la contabilidad hasta la fabricación, el inventario, la distribución y las ventas. Precisamente porque el sistema afecta a tantas partes de su negocio, es vital planificar cuidadosamente su implementación, que abarca etapas desde el análisis y diseño inicial hasta la implementación y el soporte.

Cuando se trata de la etapa crítica de implementación, existen varias estrategias posibles, que ofrecen diferentes ventajas y riesgos potenciales.

ETAPAS DE IMPLEMENTACIÓN DE UN ERP

Una implementación de ERP generalmente se divide en seis etapas o frases principales, repartidas en meses o, en algunos casos, años. El proceso debe comenzar mucho antes que haya tomado una decisión sobre qué producto comprar y continúa después del lanzamiento inicial del sistema elegido.

Estas fases pueden superponerse y variarán un poco según la empresa. Pero en general las empresas seguirán este camino.

1.  Descubrimiento y planificación: La organización reúne un equipo de proyecto multifuncional, que recopila información sobre los requisitos de los diferentes grupos empresariales y los problemas que el sistema ERP debe resolver. El equipo tiene la tarea de hacer una lista corta de proveedores, emitir solicitudes de propuestas, elegir el sistema ERP, gestionar la implementación y garantizar que satisfaga las necesidades de los diferentes grupos y se adopte por completo. Un plan de implementación de ERP sólido es quizás el factor de éxito mas importante, así que no escatime en preparación.
2. Diseño: Aquí, el equipo analiza los flujos de trabajo existentes y determina cómo pueden cambiar con el nuevo sistema. La flexibilidad es clave, ya que los administradores y propietarios de procesos de negocio responsables de las operaciones diarias deben estar abiertos a ajustar la forma en que realizan las tareas. Utilizando ese flujo de trabajo, el equipo determina exactamente qué características de ERP son críticas para la empresa, cómo es posible que necesite personalizar el software o agregar módulos para satisfacer las necesidades de cada grupo empresarial y qué datos migrar al nuevos sistema.
3. Desarrollo: El proveedor o socio de integración trabaja con el equipo para configurar el software para que coincida con los requisitos comerciales y también realizar otras actividades para prepararse para la implementación, como preparar materiales y documentación de capacitación y comenzar a importar datos. Si está utilizando un sistema ERP local en lugar de un ERP SaaS basado en la nube, debería decidir cómo manejar el hardware, la conectividad, la implementación del cliente y el mantenimiento y la seguridad a largo plazo. Un sistema ERP híbrido requiere las mismas consideraciones.
4. Pruebas: Antes de ponerlo en funcionamiento, pruebe el sistema. Esto debe incluir evaluaciones integrales que abarquen todas las formas en que los distintos empleados utilizarán el sistema. Es posible que tenga que realizar ajustes para solucionar los problemas descubiertos durante las pruebas, pero eso es mejor que hacer que los empleados descubran los problemas después de poner en funcionamiento el sistema.
5. Despliegue: Una vez que haya completado la configuración, la migración de datos y las pruebas, ¡comience a funcionar! Pero no lo celebre todavía, a menos que su personal utilice completamente el sistema para sus trabajos diarios, la empresa no obtendrá el retorno total de su inversión. Priorice la capacitación y considere seleccionar al personal adecuado en cada departamento. Estos usuarios avanzados son recursos de pares invaluables.
6. Apoyo: El equipo del proyecto se asegura que los usuarios tengan el soporte que necesitan y continúa actualizando el sistema y solucionando problemas según sea necesario. Si ha seleccionado un sistema ERP local, necesitará recursos de IT dedicados a la seguridad, la aplicación de parches, el mantenimiento y la resolución de problemas. 

5 PASOS PARA UN EQUIPO DE IMPLEMENTACIÓN DE ERP PERFECTO

• Obtenga patrocinio ejecutivo: ¿Quién eliminará la burocracia, asegurará el presupuesto y movilizará a la organización para actualizar los procesos?
• Tener una carpa grande: Los equipos grandes pueden resultar difíciles de manejar, hay formas de evitarlo. Es un error hacer que IT dicte a finanzas y otros departamentos que sistema ERP utilizan. 
• Asigne a los miembros sus prioridades: Recuerde, este equipo debe aportar conocimientos profundos sobre los patrones de usuario y los procesos comerciales alineados con su proceso de descubrimiento para que puedan evaluar adecuadamente las opciones.
• Haga de la planificación una prioridad: Este proyecto ocupará una parte importante del tiempo de algunos empleados. Cuanto más grande sea el equipo, más podrás distribuir el trabajo. Aún así, es posible que sea necesario reasignar algunas funciones. 
• Busque habilidad, no título: Elija los miembros del equipo en función de su experiencia e iniciativa. Ya tienes un patrocinador ejecutivo. Favorezca a los miembros del equipo con las habilidades necesarias para realizar contribuciones significativas.

4 ESTRATEGIAS DE IMPLEMENTACIÓN DE ERP

Existen varias estrategias comprobadas para la transición a un nuevo sistema ERP, cada una con ventajas y desventajas. La implementación de una solución ERP implica que las partes interesadas trabajen juntas para lograr un único objetivo: el éxito empresarial. 

A continuación se presentan cuatro de los enfoques más comunes.

1. Big Bang: En este enfoque, también conocido como “método de un solo paso”, todos los usuarios pasan al nuevo sistema al mismo tiempo. Deberá haber completado toda la configuración y las pruebas del nuevo sistema, así como la capacitación, antes de la fecha de entrada y funcionamiento.La ventaja aquí es que rápidamente comenzará a obtener los beneficios de ERP, como mayor productividad, mejores conocimientos y menores costos operativos. Sin embargo, una vez que se ha implementado el sistema, es difícil volver atrás, por lo que es fundamental hacer las cosas bien. Cualquier error o falla, incluso uno relativamente menor, puede afectar a los empleados, socios comerciales y clientes. También puede haber una caída temporal de la productividad a medida que los empleados se acostumbren al nuevo sistema. 
2.  Implementación por fases: Con un enfoque por fases, la implementación de funciones, herramientas y componentes se realiza durante un período prolongado, que puede abarcar semanas o meses. Este enfoque más mesurado puede ser menos riesgoso que la estrategia big bang. También permite a la empresa centrarse primero en los “triunfos rápidos” (las funciones que brindan los beneficios más inmediatos) y aplicar lo aprendido en las fases iniciales de implementación para mejorar el proceso en las fases posteriores. 
   Pero hay desventajas: se necesita más tiempo para obtener todos los beneficios del nuevo ERP y su empresa necesitará soportar y pagar por dos sistemas al mismo tiempo. 
   Hay tres enfoques principales. Las organizaciones pueden activar un módulo ERP, solucionar errores y problemas de proceso y luego abordar otra fase. La mayoría de las organizaciones comienzan con funciones básicas y se expanden a partir de ahí. Otra posibilidad es implementar pos unidad de negocio, como RRHH, finanzas o logística, y luego avanzar en función de las necesidades y jerarquías. 
   El tercer enfoque consiste en realizar la implementación por fase según la geografía. Una empresa podría probar y perfeccionar el sistema en un lugar antes de pasar a otras oficinas, fábricas o instalaciones. 
3.  Adopción paralela: Con esta estrategia, la organización sigue utilizando sus sistemas heredados en paralelo con el nuevo ERP durante un período de tiempo específico. Generalmente, este se considera el enfoque menos riesgoso porque es posible volver al sistema heredado si tiene problemas. Debido a esta red de seguridad, algunas organizaciones utilizan esta estrategia para funciones críticas que absolutamente siempre deben continuar operando. 
   Este enfoque también puede facilitar que algunos usuarios se adapten gradualmente al nuevo sistema. Sin embargo, la adopción paralela puede ser un enfoque costosos porque requiere más tiempo y recursos del personal para mantener dos sistemas funcionando al mismo tiempo. Y la adopción paralela puede crear sus propios riesgos: ingresar datos dos veces, en dos sistemas diferentes, duplica la posibilidad de errores. 
   Aún así, esta podría ser la mejor opción para las empresas que utilizan una arquitectura ERP de dos niveles, una configuración que a menudo se encuentran en empresas que se han expandido, ya sea de forma orgánica o mediante fusiones y adquisiciones. 
4. Híbrido: como su nombre lo indica, este enfoque combina elementos de las estrategias anteriores. Por ejemplo, una organización podría activar los módulos centrales de ERP utilizando una estrategia de gran impacto y luego implementar otros módulos en fases en ubicaciones o departamentos específicos. 

CÓMO SELECCIONAR UNA ESTRATEGIA DE IMPLEMENTACIÓN DE ERP

Ninguna estrategia de implementación de ERP funciona para todas las empresas y todas las situaciones. La elección de la estrategia de implementación depende de varios factores. Estas incluyen: 

1.  Tamaño organizacional: La estrategia big bang suele funcionar mejor para las pequeñas y medianas empresas, donde puede ser más fácil gestionar el proceso de transición de toda la organización a la vez porque hay menos empleados y ubicaciones. Las empresas más grandes, especialmente aquellas con estructuras organizativas complejas, pueden encontrar este enfoque demasiado arriesgado. 
2. Tolerancia al riesgo: Si encuentra problemas importantes cuando los empleados comienzan a utilizar el nuevo sistema ERP, ¿cuál sería el impacto en su negocio? Una empresa que depende completamente de sistemas que funcionan las 24 horas del día, los 7 días de la semana puede estar menos inclinada a asumir los riesgos asociados con un enfoque big bang y tal vez podría optar por una adopción paralela, al menos para los módulos más críticos.
3. Ritmo deseado al retorno de la inversión (ROI): Con una adopción gradual, es posible que pueda implementar módulos ERP que aborden cuellos de botella comerciales específicos y, por lo tanto, generen un retorno de la inversión con relativa rapidez. Big bang, por supuesto, completa rápidamente toda la transición a ERP, con el potencial de obtener un retorno de la inversión aún mayor porque la organización pronto comienza a darse cuenta de los beneficios que se acumulan cuando todos utilizan el mismo sistema integrado. 
4. Costo: Si el costo general del proyecto es una preocupación primordial, una estrategia de gran impacto puede resultar atractiva porque elimina el costo de operar sistemas nuevos y antiguos al mismo tiempo. 

PASOS DE IMPLEMENTACIÓN DE ERP

Cualquiera que sea la estrategia de implementación que elija una organización, la mayoría de los pasos reales son los mismos. Al implementar nuevas funciones para los usuarios, la organización configura el software; toma medidas preparatorias, como capacitación, migración de datos y pruebas exhaustivas; luego implementa el software para los usuarios y proporciona capacitación y soporte. 

Con una estrategia big bang, el equipo del proyecto centra sus esfuerzos en cada uno de estos pasos de forma consecutiva. Después de la fecha de lanzamiento, puede centrarse únicamente en el soporte y las mejoras necesarias. 

Con un enfoque por fases, el equipo puede estar trabajando en varios pasos simultáneamente, para diferentes funciones o partes de la organización. Por ejemplo, el equipo puede estar en la etapa de implementación de módulos financieros centrales mientras todavía trabaja en el diseño y desarrollo de la función CRM. 

TIPS DE IMPLEMENTACIÓN DE UN ERP

La transición a ERP representa un cambio significativo en la forma en que opera la organización y cualquier cambio trae consigo riesgos. Estos consejos pueden ayudar a allanar el camino hacia el éxito. 

1. Obtener la aceptación de la alta dirección: Sin el respaldo de la alta dirección de todos los departamentos, es probable que la implementación de un ERP fracase. También es una buena práctica tener un campeón general de nivel C. 
2. Gestionar las expectativas: Ningún proyecto de esta envergadura saldrá libre de contratiempos. Es fundamental que los empleados tengan expectativas realistas sobre la transición. Esto requiere. comunicación por parte del equipo del proyecto durante todo el proceso de implementación. 
3. Considere el impacto de la personalización: La mayoría de las organizaciones y varios departamentos solicitarán cierta personalización para respaldar los procesos comerciales. Sin embargo, con el software ERP local, una amplia personalización puede dificultar la actualización a nuevas versiones, lo que dificulta su capacidad para aprovechar nuevas funciones deseables. Para SaaS ERP, TI o un socio de integración pueden realizar personalizaciones, pero nuevamente, eso agrega costos. Antes de acumular código personalizado, observe detenidamente si los procesos se pueden ajustar; es posible que encuentre formas más eficientes de realizar el trabajo. 
4. Utilice los KPI correctos: Su sistema ERP puede ayudarle a realizar un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento (KPI) que permiten a la organización medir el progreso y los resultados. Pero es importante centrarse en las métricas que son más significativas para sus objetivos comerciales, ya sea que eso signifique rastrear el crecimiento de las ventas o la eficiencia operativa.

Austin Caldwell | Sr. Product Marketing Manager

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