10 consejos para enfrentar el proceso de cambio en una implementación de software ERP

Pero,  ¿podemos comprar el Ferrari? Y si nadie quiere manejarlo porque el carro anterior te lleva y te trae, sabes exactamente cuanta gasolina te hace del punto A al punto B,  y conoces perfectamente qué aceite usar. 

El cambio de un sistema puede generar en los usuarios finales resistencia o malestar. En algunas ocasiones el usuario está acostumbrado y desea que el ERP realice de la misma forma los diferentes procesos, ni un click más, ni un click menos,  considera que la entrada de un nuevo sistema puede generar despidos y no una oportunidad de mejora,   los asusta la curva de aprendizaje y no poder cumplir con sus obligaciones. 

Así que si eres la persona que está liderando la implementación en la empresa, eres usuario final o estás pensando en adquirir un ERP pero el proceso al cambio es una barrera para poder obtener una implementación exitosa.

Te comparto algunos consejos que a lo largo de las implementaciones en las que he estado he visto que funcionan:
  1. Involucra al personal durante la implementación, pide su opinión y no la des por sentada. De esta forma pueden sentir que el sistema es de ellos, ellos dieron su granito para configurar el sistema que va a hacer crecer a la empresa. Pero ten cuidado si los involucras demasiado o a la persona incorrecta puede que el proceso de implementación sea más lento y engorroso. 
  2. La adquisición de un ERP no debe significar despidos y debes dejarlo en claro entre todas las personas de la empresa. Al contrario es una oportunidad de crecimiento, y con mayor razón si estamos hablando de un  ERP conocido a nivel mundial, en más de 50,000 empresas. Invítalos a ser parte de este cambio y crecimiento de la empresa. 
  3. Es importante definir el alcance que tendrá la implementación, y esto se debe dar a conocer entre todos los departamentos involucrados para no generar expectativas mayores. 
  4. Identifica a los usuarios claves por área durante el proceso de implementación, estos deben conocer el proceso y poder operarlo en el ERP. El usuario puede dar tranquilidad a los demás y apoyo para explicar los procesos. 
  5. Define un medio de comunicación,  específicamente para la implementación del sistema y salida en vivo. De esta forma se podrán manejar de mejor forma las consultas o inconvenientes que existan.  
  6. La definición de procesos es primordial, los usuarios esperan poder hacer las mismas operaciones en el ERP, ¿pero están definidas? Es más complicado incorporar un proceso cuando ya se está usando el sistema dado que puede afectar otros procesos. “Es como como construir una casa pero al finalizarla querer agregar un sótano”  
  7. Busca espacios para entrenamiento en grupos previo a la salida en vivo, de esta forma pueden “jugar” con el sistema, explorando las diferentes opciones y ventajas que puede ofrecer, compartir conocimientos y solucionar dudas. 
  8. El equipo que liderara la implementación se convierten en súper usuarios, pero no son los que operan en el ERP por los otros usuarios. Es importante no generar dependencia del equipo de implementación,  así que define un período de acompañamiento post salida en vivo para que el usuario final se involucre en su proceso.
  9. Di no a los sistemas en paralelo. Una vez empiecen a utilizar el ERP, no pueden utilizar el sistema anterior. Por alguna razón en el sistema anterior encontrarás todo al día mientras que en el ERP no.  Razón: porque lo saben usar y no le tienen miedo.
  10. Define metas de entregas de reportes, dado a la curva de aprendizaje puede que se atrase la entrega de algunos reportes  y los gerentes suelen ser comprensivos, pero tampoco pueden esperar tanto tiempo. Poner metas de entregas y validar constantemente es clave para el cumplimiento de las tareas, de no cumplirse con la fecha establecida se deberá justificar para poder identificar los problemas y buscar soluciones para que los empleados no se desanimen. 

Espero que estos 10 consejos ayuden a manejar las barreras de cambio, pero recuerda:

“By changing nothing , nothing changes” – Tony Robbins
Escritor por: Ing. Claudia Grajeda - Consultora SAP Business One